Etika dan Cara Menelepon dan Menerima Telepon

Ø  Etika dalam menelepon

Etika menelepon adalah tata krama atau sopan santun dalam menelepon maupun menerima telepon. Adapun etika dalam bertelepon yang harus diperhatikan secara umum yaitu :

1.     Mengangkat telepon dengan segera bila telepon bordering.

2.    Memperkenalkan diri terlebih dahulu bila menerima atau menghubungi seseorang melalui telepon.

3.    Menggunakan bahasa yang formal, baik, sopan dan tepat.

4.    Menyapa telepon dengan sebutan ibu/bapak.

5.    Berbicara dengan jelas, ramah, dan menyenangkan.

6.    Jika bersin atau batuk jauhkan dari ganggang telepon.

7.    Mengucapkan terima kasih dan salam pada akhir pembicaraan.

8.    Meletakkan gagang telepon dengan pelan.

Etika bertelepon yang harus diperhatikan secara khusus yaitu :

1.     Sebaiknya menggunakan bahasa yang resmi, terutama kepada orang yang belum mengetahui identitas orang yang berbicara di telepon.

2.    Tidak berbicara dengan orang lain selama berbicara di telepon.

3.    Jangan makan sesuatu atau mengunyah permen saat berbicara di telepon.

4.    Berbicara jangan terlalu banyak basa basi.

5.    Jangan berbicara kepada penelepon dengan nada kasar apalagi memebentak dan janganlah berbicara dengan nada memerintah.

6.    Jangan membiarkan penelepon menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan.

7.    Tidak mentransfer berkali-kali apalagi ditransfer ke alamat yang keliru.

8.    Nada dan intonasi tidak terkesan malas atau tidak ramah.

9.    Sampaikanlah pesan kepada orang yang dituju penelepon.

Ø  Tata cara menerima telepon dan menelepon

a.    Cara menerima telepon

Beberapa cara menerima telepon yaitu :

1.     Angkat ganggang telepon dengan menggunakan tangan kanan sedangkan tangan kiri memengang alat tulis berupa bolpoin.

2.    Siapkan lembar pesan telepon untuk menulis pesan.

3.    Ucapkan salam serta identitas organisasi kepada penelopon.

4.    Menanyakan maksud dan tujuan penelepon dan menjelaskan maksud dan tujuan telepon dengan jelas dan mudah dimengerti oleh penelepon.

5.    Jika tidak, akhiri pembicaraan dengan mengucapkan.

b.    Cara menelepon

Beberapa cara menelepon yaitu :

1.     Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi.

2.    Sediakan lembar pesan telepon dan alat tulis untuk mencacat hasil pembicaraan.

3.    Angkat ganggang dan tekan nomor telepon yang akan dihubungi.

4.    Sesuaikan nomor kode wilayah jika menelopon ke kota/provinsi lain atau ke Negara lain. Untuk local langsung ke nomor yang dituju.

5.    Apabila sudah terhubung sebutkan identitas anda sebagai penelepon atau kantor penelepon.

6.    Ucapkanlah dengan jelas dan singkat maksud dan tujuan menelepon.

7.    Catat hasil jawaban yang kita inginkan.

8.    Apabila anda sudah yakin dengan semua data yang diperoleh, berikan salam meutup dan ucapkan terima kasih.

9.    Setelah itu letakkan ganggang telepon dengan perlahan-lahan.