SYARAT-SYARAT RESEPSIONIS

resepsionis adalah penerima tamu atau juga penerima telepon di suatu perusahaan. Citra perusahaan juga ditentukan oleh resepsionis, meskipun juga banyak faktor lainnya. Tapi setidaknya orang melihat perusahaan dan berkomunikasi dengan perusahaan pertama melalui resepsionis. Resepsionis bukan Cuma berwajah cantik, tubuh tinggi semampai, tetapi juga pengetahuan, sikap yang matang dan perilaku yang baik dan benar. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan seoran resepsionis saat menerima tamu dan klien.

• Jangan biarkan tamu menunggu terlalu lama. Perhatikan kepentingan-kepentingan tamu perusahaan. Jika orang yang hendak ditemui tidak ada atau sedang pergi, tanyakan apakah dia bersedia menunggu.
• Jangan mengunyah permen karet atau makana kecil saat menghadapi tamu atau saat menerima telepon, (ketika anda sedang makan, orang di telepon seberang bisa mendengarnya).
• Sebaiknya anda tidak bergerombol dengan teman-teman anda di meja resepsionis, apabila untuk keperluan yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan. Misal membuka plastik dagangan, mengocok undian arisan, dan lain-lain.
• Singkirkan pernak-pernik yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan dari atas meja monitor komputer anda.
• Jangan mondar-mandir di ruang tamu dengan sandal atau penampilan yang tidak rapi.
• Jangan terlalu sering mengobrol atau bergosip dengan teman-teman anda.

maka ada beberapa syarat penting yang harus dipenuhi oleh seorang  resepsionis yaitu:

Persisten. Gigih. 

Ini yang pertama. Karena seorang resepsionis selalu mengerjakan pekerjaan yang sama dari pagi hingga sore. Kebosanan adalah kata pertama yang harus dihadapi. Karena kebosanan bisa mengarahkan resepsionis pada keteledoran dalam pekerjaannya. Misalnya, menghadapi tamu perusahaan dengan wajah yang tidak ramah & senyum yang tidak tersungging di bibir. Atau juga, lupa menukarkan KTP tamu dengan ID card “tamu”/”pengunjung” pada tiap tamu perusahaan yang datang.

Baik dan ramah.

 Baik karena selalu memberikan layanan terbaik kepada antar bagian dalam perusahaan dan kepada perusahaan lain. Resepsionis di perusahaan tertentu, ada kalanya ditugaskan untuk menyambungkan antar bagian dalam perusahaan melalui telepon intra-perusahaan. Resepsionis juga harus ramah kepada perusahaan lain, karena ini adalah salah satu cara untuk menampilkan citra baik perusahaan.

Kenal dengan banyak orang dan tahu posisi mereka di perusahaan.

Karena itu resepsionis harus ramah kepada karyawan dalam perusahaan, resepsionis harus mengenali berbagai nama dan posisi yang jumlahnya sangat banyak itu. Makanya, beberapa karakter seringkali menjadi kriteria untuk menjadi seorang resepsionis. Misalnya, supel. Supel artinya pandai bergaul. Biasanya mereka yang berkarakter supel, mudah untuk mengingat wajah, nama dan “siapa” orang lain itu. Biasanya juga, mereka adalah pribadi yang SKSD: “sok kenal sok dekat”. Karakter seperti ini akan sangat menunjang karir seorang resepsionis yang handal.

Bahasa Inggris 

sebagai bahasa internasional harus juga dikuasai oleh resepsionis. Bila ini dikuasai oleh resepsionis, maka ini adalah senjata ampuh yang dapat membawa karir sang resepsionis melompat setinggi-tingginya! Wajar, ini adalah bahasa pergaulan yang dipakai secara internasional. Bertemu dengan tamu dari negara lain, ekspatriat dari eropa atau amerika, misalnya. Bahkan, kadang-kala eksekutif perusahaan harus diajak berkomunikasi dalam bahasa Inggris.

Demikian empat hal yang akan memperkuat kinerja, posisi dan karir seorang resepsionis di dalam perusahaan. Empat hal yang sebenarnya semua resepsionis pasti punya, tetapi dalam kadar yang berbeda-beda. Padahal, kadar tersebut yang akan memperkuat citra profesional seorang resepsionis. Berminat menjadi resepsionis? Sebaiknya anda terapkan empat kriteria di atas

Berkepribadian yang baik

Seorang resepsionis harus memiliki kepribadian yang baik dan menyenangkan, yang senantiasa selalu siap membantu tamu bila diperlukan, senang berhubungan dengan tamu dan orang lain serta dapat menjadi pendengar yang baik.

Rasa Tanggap

Dalam hal ini resepsionis dituntut untuk dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat dalam mengahadapi situasi di kantor depan.

Diplomatis

Seorang resepsionis yang diplomatis harus mampu mengatakan sesuatu dengan cara lugas, efektif, efisien dan ramah sehingga tamu tidak merasaksn kecewa walaupun keinginannya tidak terpenuhi. Dengan demikian, tamu dapat memahami dan maklum dengan suatu keadaan melalui penjelasan resepsionis yang baik.

Kerjasama

Kerjasama yang harmonis, baik dengan atasan, sesama rekan kerja, bawahan maupun dengan departemen lainnya sanagt diperlukan demi kelancaran pekerjaan. Untuk itu, resepsionis harus memiliki keinginan untuk saling membantu dan menghormati. Tidak hanya pada saat bekerja tetapi juga di luar pekerjaan.

Loyalitas

Seorang resepsionis dituntut untuk mampu menyelesaikan pekerjaanya. Meskipun ada penambahan jam kerja dari yang telah ditetapkan, sebagai wujud dari rasa kesetiaannya kepada perusahaan.

Ketelitian

Ketelitian menjadi hal yang sangat penting mengingat bahwa resepsionis adalah orang yang menangani penjual kamar tamu. Sehingga ia dituntut untuk selalu teliti dalam menghitung rekening tamu, menuliskan nama dan nomor kamar tamu dan hal-hal penting lainnya yang berhubungan dengan tamu.

Penampilan yang baik, rapi dan bersih

Hal ini tidak saja berhubungan dengan kepribadian resepsionis yang bersih dan rapi, tetapi juga mencakup hal-hal yang ada disekitarnya, misalnya peralatan kerja seperti alat-alat tulis harus tersusun rapi diatur pada tempatnya. Tamu akan merasa terkesan dan merasa puas dengan pelayanan yang diberikan oleh resepsionis yang baik, rapi dan bersih.

Rasa Tanggung Jawab

Resepsionis yang bertanggung jawab atas pekerjaaannya selalu berusaha menyelesaikan tugasnya dengan baik dan tepat waktu tanpa harus selalu diawasi oleh atasannya.

Hal yang harus diperhatikan oleh Resepsionis

Seorang resepsionis yang tidak rapi dan tidak bersih akan mengakibatkan atau memberikan image buruk terhadap perusahaan. Tamu mungkin akan membatalkan niatnya untuk tinggal apabila melihat penampilan staff yang tidak profesional, tidak sesuai dengan standard grooming. Grooming dapat diartikan dengan tampak rapi, bersih dan menarik, baik berhubungan dengan tampilan diri sendiri maupun pakaian yang dikenakan oleh seseorang resepsionis Berbeda bila penampilan staff yang menawan dan rapi. Penampilan ini dapat menimbulkan rasa hormat kepada siapa pun yang datang di loby perusahaan. Berikut penjelasan mengenai kerapian dan pesona diri yang dikemas dalam dua bentuk pada Standard Receptionist Grooming yaitu secara fisik dan secara psikis.

Grooming secara fisik menangkut hal-hal sebagai berikut:

1.  Kebersihan diri

•       Menggunakan parfum secukupnya, dengan aroma yang lembut dan tidak menyengat.
•       Menjaga kebersihan rambut dan menyisir hingga rapi.
•      Menjaga kebersihan jari tangan dengan memotong kuku.

2.  Ketentuan tentang seragam

•   Menggunakan seragam yang telah disediakan oleh Perusahaan serta menyesuaikan dengan ketentuan yang berlaku.
•    Menggunakan sepatu yang sopan.

Sedangkan groming secara psikis, menyangkut beberapa hal sebagai berikut:

• Pada saat bekerja wajah selalu dalam keadaan fresh dengan ekspresi muka yang menyenangkan.
• Menunjukkan sikap positif terhadap perusahaan dan pekerjaan.
• Selalu bersikap diplomatis dalam menghadapi masalah serta menghindari emosi yang berlebih.
• Tidak mengutamakan urusan pribadi dalam pekerjaan.
• Berbicara dan menanggapi pembicaraan secara intelek.
• Dapat mengerti gagasan orang lain dan dapat bekerja dalam tim.