resepsionis adalah
penerima tamu atau juga penerima telepon di suatu perusahaan. Citra perusahaan juga ditentukan oleh resepsionis,
meskipun juga banyak faktor lainnya. Tapi setidaknya orang melihat perusahaan
dan berkomunikasi dengan perusahaan pertama melalui resepsionis. Resepsionis
bukan Cuma berwajah cantik, tubuh tinggi semampai, tetapi juga pengetahuan,
sikap yang matang dan perilaku yang baik dan benar. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan seoran resepsionis
saat menerima tamu dan klien.
- Jangan biarkan tamu menunggu terlalu lama. Perhatikan kepentingan-kepentingan tamu perusahaan. Jika orang yang hendak ditemui tidak ada atau sedang pergi, tanyakan apakah dia bersedia menunggu.
- Jangan
mengunyah permen karet atau makana kecil saat menghadapi tamu atau saat
menerima telepon, (ketika anda sedang makan, orang di telepon seberang
bisa mendengarnya).
- Sebaiknya anda
tidak bergerombol dengan teman-teman anda di meja resepsionis, apabila
untuk keperluan yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan. Misal membuka plastik dagangan, mengocok undian
arisan, dan lain-lain.
- Singkirkan
pernak-pernik yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan dari atas meja
monitor komputer anda.
- Jangan
mondar-mandir di ruang tamu dengan sandal atau penampilan yang tidak rapi.
- Jangan terlalu
sering mengobrol atau bergosip dengan teman-teman anda.
maka
ada beberapa syarat penting yang harus dipenuhi oleh seorang resepsionis
yaitu:
Persisten. Gigih.
Ini yang pertama. Karena seorang
resepsionis selalu mengerjakan pekerjaan yang sama dari pagi hingga sore.
Kebosanan adalah kata pertama yang harus dihadapi. Karena kebosanan bisa
mengarahkan resepsionis pada keteledoran dalam pekerjaannya. Misalnya,
menghadapi tamu perusahaan dengan wajah yang tidak ramah & senyum yang
tidak tersungging di bibir. Atau juga, lupa menukarkan KTP tamu dengan ID card
“tamu”/”pengunjung” pada tiap tamu perusahaan yang datang.
Baik dan ramah.
Baik karena selalu memberikan
layanan terbaik kepada antar bagian dalam perusahaan dan kepada perusahaan lain.
Resepsionis di perusahaan tertentu, ada kalanya ditugaskan untuk menyambungkan
antar bagian dalam perusahaan melalui telepon intra-perusahaan. Resepsionis
juga harus ramah kepada perusahaan lain, karena ini adalah salah satu cara
untuk menampilkan citra baik perusahaan.
Kenal dengan banyak orang dan tahu
posisi mereka di perusahaan.
Karena itu resepsionis harus ramah
kepada karyawan dalam perusahaan, resepsionis harus mengenali berbagai nama dan
posisi yang jumlahnya sangat banyak itu. Makanya, beberapa karakter seringkali
menjadi kriteria untuk menjadi seorang resepsionis. Misalnya, supel. Supel
artinya pandai bergaul. Biasanya mereka yang berkarakter supel, mudah untuk
mengingat wajah, nama dan “siapa” orang lain itu. Biasanya juga, mereka adalah pribadi
yang SKSD: “sok kenal sok dekat”. Karakter seperti ini akan sangat menunjang
karir seorang resepsionis yang handal.
Bahasa Inggris
sebagai bahasa internasional harus
juga dikuasai oleh resepsionis. Bila ini dikuasai oleh resepsionis, maka ini
adalah senjata ampuh yang dapat membawa karir sang resepsionis melompat
setinggi-tingginya! Wajar, ini adalah bahasa pergaulan yang dipakai secara
internasional. Bertemu dengan tamu dari negara lain, ekspatriat dari eropa atau
amerika, misalnya. Bahkan, kadang-kala eksekutif perusahaan harus diajak
berkomunikasi dalam bahasa Inggris.
Demikian empat hal yang akan memperkuat kinerja, posisi dan
karir seorang resepsionis di dalam perusahaan. Empat hal yang sebenarnya semua
resepsionis pasti punya, tetapi dalam kadar yang berbeda-beda. Padahal, kadar
tersebut yang akan memperkuat citra profesional seorang resepsionis. Berminat
menjadi resepsionis? Sebaiknya anda terapkan empat kriteria di atas
Berkepribadian
yang baik
Seorang
resepsionis harus memiliki kepribadian yang baik dan menyenangkan, yang
senantiasa selalu siap membantu tamu bila diperlukan, senang berhubungan dengan
tamu dan orang lain serta dapat menjadi pendengar yang baik.
Rasa
Tanggap
Dalam
hal ini resepsionis dituntut untuk dapat mengambil keputusan dengan cepat dan
tepat dalam mengahadapi situasi di kantor depan.
Diplomatis
Seorang
resepsionis yang diplomatis harus mampu mengatakan sesuatu dengan cara lugas,
efektif, efisien dan ramah sehingga tamu tidak merasaksn kecewa walaupun
keinginannya tidak terpenuhi. Dengan demikian, tamu dapat memahami dan maklum
dengan suatu keadaan melalui penjelasan resepsionis yang baik.
Kerjasama
Kerjasama
yang harmonis, baik dengan atasan, sesama rekan kerja, bawahan maupun dengan
departemen lainnya sanagt diperlukan demi kelancaran pekerjaan. Untuk itu,
resepsionis harus memiliki keinginan untuk saling membantu dan menghormati.
Tidak hanya pada saat bekerja tetapi juga di luar pekerjaan.
Loyalitas
Seorang
resepsionis dituntut untuk mampu menyelesaikan pekerjaanya. Meskipun ada
penambahan jam kerja dari yang telah ditetapkan, sebagai wujud dari rasa
kesetiaannya kepada perusahaan.
Ketelitian
Ketelitian
menjadi hal yang sangat penting mengingat bahwa resepsionis adalah orang yang
menangani penjual kamar tamu. Sehingga ia dituntut untuk selalu teliti dalam
menghitung rekening tamu, menuliskan nama dan nomor kamar tamu dan hal-hal
penting lainnya yang berhubungan dengan tamu.
Penampilan
yang baik, rapi dan bersih
Hal
ini tidak saja berhubungan dengan kepribadian resepsionis yang bersih dan rapi,
tetapi juga mencakup hal-hal yang ada disekitarnya, misalnya peralatan kerja
seperti alat-alat tulis harus tersusun rapi diatur pada tempatnya. Tamu akan
merasa terkesan dan merasa puas dengan pelayanan yang diberikan oleh resepsionis
yang baik, rapi dan bersih.
Rasa
Tanggung Jawab
Resepsionis
yang bertanggung jawab atas pekerjaaannya selalu berusaha menyelesaikan
tugasnya dengan baik dan tepat waktu tanpa harus selalu diawasi oleh atasannya.
Hal
yang harus diperhatikan oleh Resepsionis
Seorang
resepsionis yang tidak rapi dan tidak bersih akan mengakibatkan atau memberikan image
buruk
terhadap perusahaan.
Tamu mungkin akan membatalkan niatnya untuk tinggal apabila melihat penampilan staff yang tidak
profesional, tidak sesuai dengan standard grooming.
Grooming dapat diartikan dengan tampak rapi, bersih dan menarik, baik
berhubungan dengan tampilan diri sendiri maupun pakaian yang dikenakan oleh
seseorang resepsionis Berbeda bila penampilan staff yang menawan dan rapi.
Penampilan ini dapat menimbulkan rasa hormat kepada siapa pun yang datang di loby perusahaan. Berikut penjelasan mengenai kerapian dan
pesona diri yang dikemas dalam dua bentuk pada Standard Receptionist Grooming yaitu secara fisik dan secara
psikis.
Grooming secara fisik menangkut hal-hal sebagai berikut:
1. Kebersihan diri
- Menggunakan parfum secukupnya, dengan aroma yang lembut dan tidak menyengat.
- Menjaga kebersihan rambut dan menyisir hingga rapi.
- Menjaga kebersihan jari tangan dengan memotong kuku.
2. Ketentuan tentang seragam
- Menggunakan seragam yang telah disediakan oleh Perusahaan serta menyesuaikan dengan ketentuan yang berlaku.
- Menggunakan sepatu yang sopan.
Sedangkan groming secara psikis, menyangkut beberapa hal
sebagai berikut:
- Pada saat bekerja wajah selalu dalam keadaan fresh dengan ekspresi muka yang menyenangkan.
- Menunjukkan sikap positif terhadap perusahaan dan pekerjaan.
- Selalu bersikap diplomatis dalam menghadapi masalah serta menghindari emosi yang berlebih.
- Tidak mengutamakan urusan pribadi dalam pekerjaan.
- Berbicara dan menanggapi pembicaraan secara intelek.
- Dapat mengerti gagasan orang lain dan dapat bekerja dalam tim.
